Serikali za Mitaa

TAARIFA YA SEKSHENI YA USIMAMIZI UFUATILIAJI NA UKAGUZI (MANAGEMENT, MONITORING AND INSPECTION SECTION) 

1.0 Utangulizi

Sehemu ya Usimamizi Ufuatiliaji na Ukaguzi (Management, Monitoring and Inspection Section) ilianzishwa rasmi mwezi Julai 2022 kutoka iliyokuwa Sehemu ya Menejimenti ya Huduma za Serikali za Mitaa (Local Governemnt Management Services) iliyoanzishwa mwaka 2011.

1.1 Muundo wa Seksheni

Seksheni hii inaongozwa na Katibu Tawala Msaidizi – Usimamizi, Ufuatiliaji na Ukaguzi akisaidiwa na Maafisa 6 wenye vyeo vifuatavyo;

1. Mkaguzi Mkuu wa Ndani Mkuu (1)
2. Mkaguzi Mkuu wa Ndani  (1)
3. Afisa Usimamizi wa Fedha Mkuu (1)
4. Afisa Usimamizi wa Fedha Mwandamizi (1)
5. Afisa Serikali za Mitaa Mwandamizi (1)

1.2 Majukumu ya Kimuundo

Kwa mujibu wa Muundo wa Seksheni, yafuatayo ni majukumu makuu yanayotakiwa kutekelezwa;

Kuzisaidia na kutoa utaalam kwa Vitengo vya Ukaguzi wa Ndani ili kutekeleza majukumu yake ipasavyo katika Mamlaka za Serikali za Mitaa.

Kusaidia na kutoa utaalam kwa  Mamlaka za Serikali za Mitaa katika eneo la Mipango ya Fedha na Usimamizi wa Matumizi.

Kufanya ufuatiliaji na Ukaguzi katika Mamlaka za Serikali za Mitaa ili kudhibiti matumizi mabaya ya raslimali fedha zinazopelekwa au kupokelewa ikiwemo makusanyo ya Mapato ya Ndani.

Kusaidia na kutoa utaalam kwenye masuala ya Utawala na Usimamizi wa Mamlaka za Serikali za Mitaa.

Kusaidia na kutoa utaalam ili kusaidia Mamlaka za Serikali za Mitaa katika ushughulikiaji wa hoja za ukaguzi na Maagizo ya Kamati ya Kudumu ya Bunge ya Hesabu za Serikali za Mitaa (LAAC).

Kusaidia na kutoa utaalam katika Mamlaka za Serikali za Mitaa kwenye masuala ya Usimamizi wa Matumizi na uandaaji wa taarifa mbalimbali za fedha.

2.0 Mpango kazi 

Sehemu ya Usimamizi, Ufuatiliaji na Ukaguzi inayo majukumu/shughuli mahsusi zifuatazo;

2.1.0 Usimamizi wa Fedha na Ukaguzi

1. Kufuatilia uzingatiwaji wa taratibu za Matumzi ya Fedha zote zinazokusanywa au kupokelewa na Halmashauri.
2. Kufuatilia uzingatiwaji wa Taratibu za Manunuzi yanayofanyika katika Mamlaka za Serikali za Mitaa.
3. Kufuatilia hesabu za usuluhishi wa Benki kwenye Akaunti za Halmashauri na Akaunti za Shule, Vituo vya kutolea Huduma za Afya, Kata na Vijiji.

Kufuatilia na kusimamia zoezi la Ufungaji wa Hesabu za Halmashauri kila mwaka.

Kutoa usaidizi katika utumiaji wa Mifumo mbalimbali ya kielektroniki ya usimamizi wa Raslimali za H/shauri ambayo ni; Mfumo wa Ukusanyaji wa Mapato (Local Government Revenue Collection Information System - LGRCIS), Mfumo wa Ulipaji Serikalini (MUSE), Mfumo wa Fedha na Uhasibu katika Vituo (Facility Financial and Reporting System – FFARS), Mfumo wa Manunuzi (Tanzania E- Procurement System – TaNEPS).

Kufuatilia utendaji kazi wa Vitengo vya Ukaguzi wa Ndani  kuanzia hatua ya Mipango ya Ukaguzi, Ukaguzi wenyewe, Utoaji wa taarifa za kazi kila robo, uchambuzi wa taarifa ngazi ya Mkoa na kuziwasilishwa Wizarani, ufuatiliaji wa hoja za ukaguzi na uwasilishaji wa taarifa kwenye vikao vya kisheria.

2.1.1 Usimamizi, Ufuatiliaji na Ukaguzi wa Utawala Bora

Kwenye eneo hili, shughuli mahsusi ni zifuatazo

1. Kufuatilia ushughulikiaji wa taarifa za Mdhibiti na Mkaguzi Mkuu wa Hesabu za Serikali (CAG), Ukaguzi wa Ndani, Mamlaka ya Ununuzi wa Umma (Public Procurement Authority – PPRA.
2. Utendaji na ufanisi wa Kamati za Ukaguzi za Halmashauri (Audit Committees)
3. Ufanisi wa Mfumo wa Usimamizi wa Vihatarishi (Risk Management Frameworks) katika Mamlaka za S/Mitaa.
4. Vikao na Mikutano ya Kisheria katika Mamlaka za Serikali za Mitaa ngazi ya Halmashauri ambavyo Menejimenti za Halmashauri, Kamati za Kudumu za Halmashauri na Baraza la Madiwani.
5. Vikao na Mikutano ya Kisheria katika Mamlaka za Serikali za Mitaa ngazi ya Kata na Vijiji ambavyo Serikali za Vijiji, Mikutano Mikuu ya Vijiji, Kamati ya Maendeleo ya Kata.

NB: Usimamizi wa Vikao vya kisheria unalenga kufuatilia yafuatayo;

Shughuli zote za H/shauri zinajadiliwa kikamilifu na changamoto zote kupatiwa utatuzi. 

Maamuzi yote ye Halmashauri yanazingatia taratibu zinazoongoza Mamlaka za Serikali za Mitaa, 

Vikao vinaendeshwa kwa mujibu wa Kanuni za Kudumu za Halmashauri

Maamizio ya vikao vya kisheria yanatekelezwa kikamilifu na Menejimenti za H/shauri.

Uchukuaji wa Hatua stahiki mbalimbali hususan dhidi ya watumishi na wote wanaokiuka taratibu na miongozo mbalimbali.

6. Ushughulikiaji na utekelezaji wa maagizo mbalimbali ya Viongozi/Serikali
7. Kufuatilia mwenendo wa utendaji wa Idara na Sekta zote katika Mamlaka za Serikali za Mitaa kwa mujibu wa mipango iliyoandaliwa kila mwaka.

Kufuatilia utendaji kazi wa watumishi kwa mujibu wa mikataba ya kazi ya kila mwaka na ufanisi wa miundo katika Mamlaka za Mitaa.

9.  Kufuatilia masuala yahusuyo Kanuni za Kudumu za Halmashauri pamoja na masuala yahusuyo maslahi ya Madiwani na watumishi.
10. Kuziandaa Halmashauri kuwasilisha taarifa za utekelezaji kwenye Kamati ya Kudumu ya Bunge ya Hesabu za Serikali za Mitaa (Local Authorities Accounts Committee – LAAC).

2.2 Changamoto

Katika usimamizi wa Mamlaka za Serikali za Mitaa zifuatazo ni changamoto zinazojitokeza;

1. Kwa upande wa Sehemu, bajeti bado ni finyu, kuna upungufu wa watumishi na changamoto ya gari kwa ajili ya ufuatiliaji.
2. Kwa upande wa MSM, Mapato ya Ndani kutokusanywa kikamilifu kulingana na fursa zilizoko katika Halmashauri.
3. Fedha kutopelekwa benki kwa wakati na pengine wakusanyaji wasio waaminifu kutumia fedha za makusanyo kwa maslahi binafsi.
4. Kutoshughulikia kikamilifu hoja za ukaguzi wa Ndani na Ukaguzi wa Nje.
5. Kutoshughulikia kikamilifu na kwa wakati maagizo na maelekezo mbalimbali ya serikali.
6. Hoja za ukaguzi kuendelea kujirudia katika kaguzi mbalimbali zinazofanyika.
7. Mifumo ya Udhibiti wa Vihatarishi kutofanya kazi kikamilifu katika Halmashauri.

Menejimenti za Halmashuri kutokuchukua hatua kabisa na/au kwa wakati dhidi ya waliosababisha hoja kwa uzembe au kutokuwajibika kikamilifu.

Vikao vya kisheria kutofanyika kwa wakati hasa ngazi za Vijiji na Kata.

Uhaba wa watumishi wa kada mbalimbali katika Mamlaka za Serikali za Mitaa ikiwemo baadhi ya Wakuu wa Idara na Vitengo. Pia, Wakaguzi wa Ndani katika Halmashauri wapo pungufu kwa takribani  asilimia 50.

Uhaba wa vitendea kazi hasa magari ya kufuatilia shughuli za baadhi ya H/shauri.

2.3 Mikakati ya utatuzi wa changamoto

Ili kutatua changamoto, ifuatayo ni Mikakati ya kufanyia kazi;

1. Kuendelea kuomba fedha zaidi kwa ajili ya kutatua changamoto za uendeshaji wa Seksheni.
2. Kuendelea na ufuatiliaji wa kawaida na wa kustukiza katika maeneo yatakayobainika kuwa na changamoto zaidi.
3. Kuendelea na ufuatiliaji wa kila wiki wa ukusanyaji wa mapato ili kuhakikisha vyanzo vyote vinakusanywa kama ilivyopangwa na fedha zinazokusanywa kupelekwa benki kwa wakati.
4. Kufuatilia na kusimamia Mikakati ya ukusanyaji wa mapato iliyowekwa na kila Halmashauri.
5. Kuendelea kusimamia utendaji wa Halmashauri ikiwa ni pamoja na kuzingatia Vigezo 7 vilivyotolewa na OR TAMISEMI kuzipima H/shauri ambavyo ni;

Ufanisi katika ukusanyaji wa Mapato (Alama 20)

Matumizi ya Makusanyo ya Ndani katika Miradi ya Maendeleo (Alama 28)

Utoaji wa Mikopo ya Vikundi 10% kutokana na mapato ya ndani (Alama 10)

Urejeshaji wa Mikopo ya Vikundi 10% kutokana na mapato ya ndani (Alama 10)

Mwenendo wa matumizi ya fedha za marejesho ya Vikundi (Alama 10)

Uimarishaji wa Utawala Bora kupitia Utekelezaji wa mapendekezo ya CAG (Alama 20)

Uimarishaji wa Utawala Bora kwa kuhabarisha umma (Alama 2)

6. Kuratibu vikao vya kila robo mwaka kwa ajili ya kutoa mrejesho wa utendaji kazi ngazi ya Mkoa na ngazi ya Halmashauri.
7. Kuendelea na ufuatiliaji wa shughuli za Ukaguzi wa Ndani na kuhakikisha hoja za ukaguzi zinafanyiwa kazi.

Kuendelea kufuatilia utekelezaji wa Mapendekezo ya CAG na Maagizo ya Kamati ya Bunge (LAAC).

Kusimamia Halmashauri katika uwekaji wa makisio halisi ya Mapato ya Ndani ikiwa ni pamoja kutoa usaidizi katika kuibua vyanzo vipya.

Kuendelea na kujenga uwezo wa Halmashauri katika usimamizi wa vihatarishi na Kamati za Ukaguzi na utawala bora kwa ujumla.

Kuendelea kuhimiza Halmashauri kufanya vikao vya kisheria kwa wakati ili kuimarisha hali ya udhibiti wa usimamizi wa raslimali.

Kufanya ziara za kimkakati za mara kwa mara kila Halmashauri.

Kuendelea kuratibu kwa ukaribu na mapema zaidi juu ya maandalizi ya ufungaji wa Hesabu sambamba na usimamizi wa Mapato na Matumizi kila mwezi.

Kuendelea na ufuatiliaji wa Mipango kazi iliyowekwa na Halmashauri juu ya ushughulikiaji wa Taarifa ya Mdhibiti na Mkaguzi Mkuu wa Serikali ya mwaka 2020/2021.

3.0 Mafanikio 

Kupitia shughuli za Seksheni yafuatayo ni mafanikio yaliyopatikana;

1. Halmashauri kupata HATI SAFI za Ukaguzi kwa takribani miaka minne mfululizo. (Rejea jedwali Na.1)
2. Hoja za Ukaguzi wa CAG zinaendelea kushughulikiwa na baadhi kufungwa.
3. Maagizo ya Kamati ya Bunge (LAAC) yanaendelea kufanyiwa kazi 

Taarifa za ukaguzi Maalum wa Mdhibiti na Mkaguzi Mkuu wa Serikali zimeanza kufanyiwa kazi kwa kuchukua hatua kwa waliotajwa kwenye taarifa.

5. Vitengo vya Ukaguzi wa Ndani vinafanya kazi kwa kuridhisha kwa kuwa ukaguzi unafanyika kila robo katika Halmashauri zote na zinaendelea kufanyiwa kazi na kufungwa.
6. Mapato yanayokusanywa yanaendelea kuongeza kila mwaka kutoka shilingi bilioni 29 (2019/2020) hadi bilioni 40 (2022/2023).
7. Malengo ya ukusanyaji yanaongezeka kutoka asilimia 88 (2020/2021) kufikia asilimia 102 (mwaka 2022/2023).

Udhibiti wa wa upelekaji fedha benki unaridhisha kutokana ufuatiiaji unaofanyika kila wiki.

9. Kutoa usaidizi wa kila H/shauri kuandaa Mpango Mkakati wa Ukusanyaji wa Mapato wa miaka 5 ambao umeanza kutumika mwaka 2022. Lengo ni kukusanya Bilioni 50 ifikapo 2025/2026 kutoka Bilioni 36 (mwaka 2021/2022)

Kamati za ukaguzi (Audit Committes) zinafanya kazi kupitia vikao vyake vya kila robo mwaka

4.0 HITIMISHO

Ili Mamlaka za Serikali za Mitaa ziweze kuimarisha utendaji kazi sambamba na Mikakati ya kuboresha huduma kwa wananchi wake, zinatakiwa kusimamiwa kwa karibu katika nyanja zote. Katika kutimiza hilo Seksheni ya Usimamizi, Ufuatiliaji na Ukaguzi inao Mpango Kazi (Annual Action Plan) ambao endapo utawezeshwa kutekelezwa kwa sehemu kubwa utasaidia kuimarisha utendaji kazi wa Mamlaka za Serikali za Mitaa.

Aidha, ni dhahiri kuwa ufuatiliaji wa mara kwa mara katika ngazi ya Mkoa ikiwa ni pamoja na kutoa mrejesho wa matokeo kwa kila upande na kuwepo mwendelezo wa ufuatiliaji unaofanyika katika Mamlaka za Serikali za Mitaa, ni nguzo muhimu za kuleta mabadiliko chanya katika kila hatua ya utekelezaji wa majukumu.

Jedwali Na.1: Mwenendo wa Hati za Ukaguzi wa Hesabu za H/shauri kwa miaka 7 iliyopita